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基金會制度

中國華文教育基金會檔案管理辦法

2018年03月15日

  中國華文教育基金會檔案管理辦法

  第一章 總 則

  第一條 為規范中國華文教育基金會(以下簡稱“本基金會”)檔案管理工作,根據本基金會章程,制訂本辦法。

  第二條 本基金會的檔案是指:

  1.上級業務主管部門及上級登記主管機關下發的文件資料;

  2.向上級業務主管部門的請示、報告以及上級業務主管部門的批復、指示;

  3.本基金會項目的有關檔案,包括:項目立項的請示、批復;項目實施的具體方案;項目預算報告、決算報告;項目實施的相關文件,如邀請函、新聞通稿、新聞報道、影象資料、活動日程、來賓名單、領導講話稿等;項目檢查報告、項目整改書;對捐款人反饋的資金使用情況報告等;

  4.本基金會的有關財務檔案,包括:歷年的財務憑證、銀行賬、現金賬、明細賬、總賬;歷年的季度、年度會計報表、年度審計報告、報民政部年度工作報告;有關國稅、地稅申報材料;銀行與單位辦理有關業務的合同、協議等;基金會社工參加社會保險個人檔案及有關文件;有關基金會財務資金的申請、報批、執行情況的文件;歷年本基金會的捐贈協議、捐贈發票及銀錢收據;

  5.本基金會各種會議的記錄、紀要、決議;

  6.本基金會包括各部門的工作計劃、總結、匯報材料;

  7.本基金會對外發表的領導講話稿、新聞通稿等;

  8.本基金會有關人事檔案;

  9.其他需要歸檔的文件、資料。

  第二章 檔案的歸檔和保管

  第三條 上述檔案材料按類別分部門歸檔,由辦公室集中保管。項目部負責項目有關文件資料的歸檔;財務部門負責有關財務文件資料的歸檔;黨中央、國務院、國務院僑辦文件資料,以本基金會、基金會秘書處名義發出的各類文件以及其他需要歸檔的文件資料由辦公室負責歸檔。

  第四條 各部門要對所歸檔文件分門別類建檔、編號,設立檢索目錄,置于檔案夾的首頁。

  第五條 文件歸檔必須遵循文件材料的形成規律,保持文件之間的歷史聯系,區分不同價值,便于保管和利用。

  文件資料歸檔具體要求如下:

  (一)分類科學,標準一致

  根據本基金會實際情況,一般采用部門—年度—問題進行分類。

  1.歸檔文件依據主題、內容分別建立案卷,具體分類參照本辦法第三條。

  2.各部門檔案按年度進行歸檔,不同年度的文件一般不得放在一起歸檔,但跨年度的請示、批復,放在復文年歸檔;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規劃放在項目的第一年歸檔;跨年度的總結放在項目的最后一年歸檔;跨年度的會議文件放在會議開幕年歸檔;跨年度實施的重要項目資料以項目為首要關鍵字,年度為次要關鍵字歸檔。

  (二)文件歸檔具體質量要求

  1.歸檔文件排列有序

  歸檔文件排列要條理清楚,保持文件的自然聯系和歷史聯系,一般可按文件產生的時間和重要程度進行排列。

  有關同一問題的文件,按文件日期先后順序排列;會議文件按重要程度結合形成的時間順序排列;一個文件印稿在前,定稿在后;正件在前,附件在后;批復在前,請示在后。

  2.歸檔文件編目規范清楚

  歸檔文件順序確定,應按排列順序,依次編寫頁號或件號,并編定歸檔文件目錄,具體如下:

  (1)順序號 :以卷內文件排列先后順序填寫序號,亦即件號,正件與附件填寫一個順序號。

  (2)文號:填寫文件制發機關的發文字號。

  (3)作者:填寫制發文件的機關和部門。

  (4)標題:一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內容的,可自擬標題;簡報、信息應寫上主要標題。

  (5)日期:填寫文件的制發日期。沒有日期的文件應考證清楚后填寫。

  (6)頁號:填寫卷內文件所在之頁的編號。

  (7)備注:填寫密級。

  3.檔案歸檔整齊結實,用統一文件夾保存。

  4.檔案案卷封面

  檔案案卷封面要全面確切地提示卷內文件的主要內容和成份,標明各卷內文件的件數、張數和年度,填寫卷號。

  封面要用簽字筆或鋼筆逐項注明,文字要通順、簡明確切,字跡要工整、清晰。

  第六條 逐步建立完善電子歸檔制度。

  第三章 檔案的借閱

  第七條 基金會內部借閱檔案材料要有登記,用完及時歸還。借閱重要檔案如財務文件資料、帶有密級的文件、重要會議的記錄等,需經秘書處領導審批,當日歸還,不得私自復印。

  第八條 上級業務主管部門調閱本基金會的檔案材料,有關部門應開具調閱函,并經本基金會秘書長同意。檔案原則上不允許復印,如需復印,需經秘書長審批。

  第四章 檔案的整理和銷毀

  第九條 各類檔案每年整理一次;項目檔案在項目實施結束后,應及時歸檔,裝訂造冊,交辦公室保存。

  第十條 失效檔案需要銷毀,應由管理人提出申請,報秘書長批準。

  本辦法自公布之日起實施。

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